Accordo sul trattamento dei dati

1. Parti e ambito di applicazione

Il presente Accordo sul trattamento dei dati (l'“Accordo”) costituisce parte integrante del contratto tra l'organizzatore di eventi aziendali (il “Titolare”) e Codexio s.r.o. (il “Responsabile”, “noi”) per l'utilizzo del servizio Bloomsy. Si applica quando, nel fornire il servizio, il Responsabile tratta dati personali per conto del Titolare - in particolare foto, video e relativi metadati caricati dagli ospiti dell'evento.

Per le proprie finalità (account, ordine, pagamento, fatturazione, funzionamento e sicurezza del servizio) il Responsabile agisce come titolare autonomo; tale trattamento è disciplinato dall'Informativa sulla privacy e non dal presente Accordo.

2. Oggetto, durata, natura e finalità

• Oggetto: trattamento dei contenuti e dei metadati caricati nell'evento del Titolare.
• Durata: per la durata dell'evento e del periodo di conservazione legato al piano scelto, al termine del quale i contenuti vengono eliminati secondo le condizioni del servizio; successivamente solo nella misura richiesta dalla legge.
• Natura e finalità: conservazione, organizzazione, generazione di anteprime, messa a disposizione e download dei contenuti caricati, esclusivamente per fornire il servizio Bloomsy come configurato dal Titolare.
• Tipi di dati personali: immagini e registrazioni audiovisive di persone; metadati dei file; nomi o etichette indicati da chi carica, ove applicabile; dati tecnici (indirizzo IP, dati del dispositivo/browser) necessari al funzionamento del caricamento.
• Categorie di interessati: ospiti dell'evento e altre persone che compaiono nei contenuti caricati o sono da essi identificabili.

3. Istruzioni

Il Responsabile tratta i dati personali soltanto su istruzione documentata del Titolare, anche per quanto riguarda i trasferimenti, salvo che lo richieda il diritto dell'Unione o di uno Stato membro; in tal caso il Responsabile informa il Titolare di tale obbligo giuridico prima del trattamento, a meno che il diritto vieti tale informazione. Le istruzioni del Titolare sono impartite tramite le impostazioni del servizio e il presente Accordo. Il Responsabile informa il Titolare qualora, a suo parere, un'istruzione violi il GDPR o altre norme in materia di protezione dei dati.

4. Riservatezza

Il Responsabile garantisce che le persone autorizzate al trattamento dei dati personali si siano impegnate alla riservatezza o abbiano un adeguato obbligo legale di riservatezza.

5. Sicurezza del trattamento

Il Responsabile adotta misure tecniche e organizzative adeguate per garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio, ai sensi dell'articolo 32 del GDPR, tra cui, se del caso: cifratura in transito e a riposo, controllo degli accessi e principio del privilegio minimo, separazione dei contenuti dei diversi clienti, registrazione e monitoraggio, procedure di backup e ripristino e verifica periodica delle misure. Un riepilogo aggiornato delle misure è disponibile su richiesta all'indirizzo support@bloomsy.eu.

6. Sub-responsabili

Il Titolare concede un'autorizzazione generale al ricorso a sub-responsabili. Il Responsabile ricorre soltanto a sub-responsabili che presentino garanzie sufficienti ai sensi dell'articolo 28 del GDPR e impone loro, per contratto, obblighi in materia di protezione dei dati equivalenti a quelli del presente Accordo. Gli attuali sub-responsabili sono i fornitori di infrastruttura, archiviazione, e-mail, pagamenti, assistenza e analisi indicati nell'Informativa sulla privacy. Il Responsabile informa il Titolare con ragionevole anticipo di eventuali aggiunte o sostituzioni previste di sub-responsabili, dando al Titolare la possibilità di opporsi per motivi ragionevoli legati alla protezione dei dati; se l'opposizione non può essere risolta, il Titolare può recedere dalla parte del servizio interessata.

7. Assistenza per i diritti degli interessati

Tenendo conto della natura del trattamento, il Responsabile assiste il Titolare con misure tecniche e organizzative adeguate, nella misura in cui ciò sia possibile, al fine di soddisfare l'obbligo del Titolare di dare seguito alle richieste per l'esercizio dei diritti dell'interessato di cui al capo III del GDPR. Le richieste ricevute dal Responsabile direttamente da un interessato vengono inoltrate al Titolare senza ingiustificato ritardo.

8. Assistenza per gli ulteriori obblighi del Titolare

Il Responsabile assiste il Titolare nel garantire il rispetto degli obblighi di cui agli articoli da 32 a 36 del GDPR, tenendo conto della natura del trattamento e delle informazioni a disposizione del Responsabile - in particolare sicurezza del trattamento, notifica di una violazione dei dati personali, comunicazione della violazione agli interessati, valutazioni d'impatto sulla protezione dei dati e consultazione preventiva.

Il Responsabile notifica al Titolare senza ingiustificato ritardo, dopo esserne venuto a conoscenza, qualsiasi violazione dei dati personali che riguardi i dati del Titolare, fornendo le informazioni necessarie affinché il Titolare possa adempiere ai propri obblighi di notifica.

9. Cancellazione o restituzione

Su scelta del Titolare, il Responsabile cancella o restituisce al Titolare tutti i dati personali dopo che è terminata la prestazione dei servizi relativi al trattamento e cancella le copie esistenti, salvo che il diritto dell'Unione o degli Stati membri preveda la conservazione dei dati. Di norma, i contenuti vengono eliminati secondo il periodo di conservazione del piano scelto.

10. Informazioni e verifiche

Il Responsabile mette a disposizione del Titolare tutte le informazioni necessarie per dimostrare il rispetto degli obblighi di cui all'articolo 28 del GDPR e consente e contribuisce alle attività di revisione, comprese le ispezioni, realizzate dal Titolare o da un altro soggetto da questi incaricato. Le verifiche si svolgono con ragionevole preavviso, non più di una volta all'anno salvo specifiche preoccupazioni in materia di protezione dei dati, in orario lavorativo e in modo da non disturbare in misura sproporzionata l'attività del Responsabile né compromettere la sicurezza o la riservatezza dei dati di altri clienti. Il Responsabile può soddisfare le richieste di verifica fornendo, ove disponibile, una relazione o certificazione aggiornata di terzi.

11. Trasferimenti internazionali

Se il trattamento comporta un trasferimento di dati personali verso un paese terzo, il Responsabile garantisce un meccanismo di trasferimento adeguato ai sensi del capo V del GDPR (una decisione di adeguatezza o clausole contrattuali tipo con misure supplementari) e, su richiesta, fornisce al Titolare le relative informazioni.

12. Responsabilità del Titolare

Il Titolare è responsabile di disporre di una base giuridica per la raccolta e la messa a disposizione dei contenuti nel proprio evento, dell'informazione agli ospiti ove richiesta, della configurazione dell'evento (visibilità, accesso, conservazione) e dei contenuti caricati da lui e dai suoi ospiti. Il Titolare non deve incaricare il Responsabile di trattare categorie particolari di dati come attività distinta; tali dati possono comunque comparire nei contenuti degli ospiti e il Titolare resta responsabile del loro trattamento lecito.

13. Durata e prevalenza

Il presente Accordo entra in vigore con l'accettazione al momento dell'ordine e resta in vigore finché il Responsabile tratta dati personali per conto del Titolare. In caso di contrasto tra il presente Accordo e i Termini e condizioni generali in materia di protezione dei dati, prevale il presente Accordo. Domande sul presente Accordo: support@bloomsy.eu.