Zmluva o spracúvaní osobných údajov

1. Strany a rozsah

Táto zmluva o spracúvaní osobných údajov („Zmluva o spracúvaní") tvorí súčasť zmluvy medzi podnikateľským objednávateľom udalosti („Prevádzkovateľ") a spoločnosťou Codexio s.r.o. („Sprostredkovateľ", „my") o používaní služby Bloomsy. Uplatní sa, ak Sprostredkovateľ pri poskytovaní služby spracúva osobné údaje v mene Prevádzkovateľa — najmä fotografie, videá a súvisiace metadáta nahrané hosťami udalosti.

Na vlastné účely (účet, objednávka, platba, fakturácia, prevádzka a bezpečnosť služby) koná Sprostredkovateľ ako samostatný prevádzkovateľ; toto spracúvanie sa riadi Zásadami ochrany súkromia, nie touto Zmluvou o spracúvaní.

2. Predmet, doba, povaha a účel

• Predmet: spracúvanie obsahu a metadát nahraných do udalosti Prevádzkovateľa.
• Doba: počas trvania udalosti a doby uchovávania viazanej na zvolený balík, po ktorej sa obsah vymaže v súlade s podmienkami služby; následne len v rozsahu vyžadovanom zákonom.
• Povaha a účel: ukladanie, usporiadanie, generovanie náhľadov, sprístupnenie a umožnenie stiahnutia nahraného obsahu, výlučne na poskytovanie služby Bloomsy podľa nastavení Prevádzkovateľa.
• Typy osobných údajov: obrazové a audiovizuálne záznamy osôb; metadáta súborov; mená alebo označenia poskytnuté nahrávajúcim, ak sú relevantné; technické údaje (IP adresa, údaje o zariadení/prehliadači) potrebné na prevádzku nahrávania.
• Kategórie dotknutých osôb: hostia udalosti a ďalšie osoby zobrazené v nahranom obsahu alebo z neho identifikovateľné.

3. Pokyny

Sprostredkovateľ spracúva osobné údaje len na základe zdokumentovaných pokynov Prevádzkovateľa vrátane prenosov, pokiaľ mu spracúvanie neukladá právo Únie alebo členského štátu; v takom prípade Sprostredkovateľ informuje Prevádzkovateľa o tejto právnej požiadavke pred spracúvaním, ak toto právo takéto informovanie nezakazuje. Pokyny Prevádzkovateľa sa dávajú prostredníctvom nastavení služby a tejto Zmluvy o spracúvaní. Sprostredkovateľ informuje Prevádzkovateľa, ak je podľa jeho názoru pokyn v rozpore s GDPR alebo iným právnym predpisom o ochrane údajov.

4. Mlčanlivosť

Sprostredkovateľ zabezpečuje, aby sa osoby oprávnené spracúvať osobné údaje zaviazali k mlčanlivosti alebo aby sa na ne vzťahovala primeraná zákonná povinnosť mlčanlivosti.

5. Bezpečnosť spracúvania

Sprostredkovateľ zavádza primerané technické a organizačné opatrenia na zaistenie úrovne bezpečnosti primeranej riziku v súlade s článkom 32 GDPR, vrátane podľa potreby: šifrovania pri prenose a v pokoji, riadenia prístupov a zásady minimálnych oprávnení, oddelenia obsahu jednotlivých zákazníkov, logovania a monitorovania, postupov zálohovania a obnovy a pravidelnej revízie opatrení. Aktuálny prehľad opatrení je dostupný na support@bloomsy.eu.

6. Ďalší sprostredkovatelia

Prevádzkovateľ udeľuje všeobecné povolenie na zapojenie ďalších sprostredkovateľov. Sprostredkovateľ zapája len ďalších sprostredkovateľov poskytujúcich dostatočné záruky podľa článku 28 GDPR a zmluvne im ukladá povinnosti v oblasti ochrany údajov rovnocenné s touto Zmluvou o spracúvaní. Aktuálni ďalší sprostredkovatelia sú poskytovatelia infraštruktúry, úložiska, e-mailu, platieb, podpory a analytiky uvedení v Zásadách ochrany súkromia. Sprostredkovateľ informuje Prevádzkovateľa o každom zamýšľanom pridaní alebo nahradení ďalšieho sprostredkovateľa v primeranom čase a dáva Prevádzkovateľovi možnosť namietať z opodstatnených dôvodov ochrany údajov; ak námietku nemožno vyriešiť, Prevádzkovateľ môže ukončiť dotknutú časť služby.

7. Pomoc pri právach dotknutých osôb

So zreteľom na povahu spracúvania Sprostredkovateľ pomáha Prevádzkovateľovi vhodnými technickými a organizačnými opatreniami v možnom rozsahu pri plnení povinnosti Prevádzkovateľa reagovať na žiadosti dotknutých osôb o výkon ich práv podľa kapitoly III GDPR. Žiadosti doručené Sprostredkovateľovi priamo od dotknutej osoby sa bez zbytočného odkladu postupujú Prevádzkovateľovi.

8. Pomoc pri ďalších povinnostiach Prevádzkovateľa

Sprostredkovateľ pomáha Prevádzkovateľovi zabezpečiť plnenie povinností podľa článkov 32 až 36 GDPR so zreteľom na povahu spracúvania a informácie dostupné Sprostredkovateľovi — najmä bezpečnosť spracúvania, oznámenie porušenia ochrany osobných údajov, oznámenie porušenia dotknutým osobám, posúdenie vplyvu na ochranu údajov a predchádzajúcu konzultáciu.

Sprostredkovateľ oznamuje Prevádzkovateľovi bez zbytočného odkladu po tom, čo sa dozvie o porušení ochrany osobných údajov týkajúcom sa údajov Prevádzkovateľa, s informáciami potrebnými na to, aby Prevádzkovateľ splnil vlastné oznamovacie povinnosti.

9. Vymazanie alebo vrátenie

Podľa voľby Prevádzkovateľa Sprostredkovateľ po skončení poskytovania služieb súvisiacich so spracúvaním vymaže alebo vráti všetky osobné údaje Prevádzkovateľovi a vymaže existujúce kópie, pokiaľ právo Únie alebo členského štátu nevyžaduje uchovávanie osobných údajov. Za bežných okolností sa obsah maže podľa doby uchovávania zvoleného balíka.

10. Informácie a audity

Sprostredkovateľ sprístupňuje Prevádzkovateľovi všetky informácie potrebné na preukázanie splnenia povinností podľa článku 28 GDPR a umožňuje audity vrátane kontrol vykonávaných Prevádzkovateľom alebo audítorom povereným Prevádzkovateľom a prispieva k nim. Audity sa vykonávajú s primeraným predchádzajúcim oznámením, najviac raz ročne, pokiaľ neexistuje konkrétny problém s ochranou údajov, počas pracovného času a spôsobom, ktorý neprimerane nenaruší prevádzku Sprostredkovateľa ani neohrozí bezpečnosť alebo dôvernosť údajov iných zákazníkov. Sprostredkovateľ môže žiadosti o audit splniť poskytnutím aktuálnej správy alebo certifikácie tretej strany, ak sú dostupné.

11. Medzinárodné prenosy

Ak spracúvanie zahŕňa prenos osobných údajov do tretej krajiny, Sprostredkovateľ zabezpečí primeraný mechanizmus prenosu podľa kapitoly V GDPR (rozhodnutie o primeranosti alebo štandardné zmluvné doložky s doplnkovými opatreniami) a na požiadanie poskytne Prevádzkovateľovi príslušné informácie.

12. Povinnosti Prevádzkovateľa

Prevádzkovateľ je zodpovedný za existenciu právneho základu na zhromažďovanie a sprístupňovanie obsahu v rámci svojej udalosti, za informovanie hostí v požadovanom rozsahu, za konfiguráciu udalosti (viditeľnosť, prístup, uchovávanie) a za obsah, ktorý on a jeho hostia nahrajú. Prevádzkovateľ nesmie Sprostredkovateľovi ukladať spracúvanie osobitných kategórií údajov ako samostatnú činnosť; takéto údaje sa napriek tomu môžu objaviť v obsahu hostí a Prevádzkovateľ zostáva zodpovedný za ich zákonné spracúvanie.

13. Trvanie a prednosť

Táto Zmluva o spracúvaní nadobúda účinnosť prijatím pri objednávke a zostáva v platnosti, kým Sprostredkovateľ spracúva osobné údaje v mene Prevádzkovateľa. V prípade rozporu medzi touto Zmluvou o spracúvaní a všeobecnými obchodnými podmienkami vo veciach ochrany údajov má prednosť táto Zmluva o spracúvaní. Otázky k tejto Zmluve o spracúvaní: support@bloomsy.eu.