Acuerdo de tratamiento de datos

1. Partes y ámbito de aplicación

El presente Acuerdo de tratamiento de datos (el “Acuerdo”) forma parte del contrato entre el organizador de eventos empresariales (el “Responsable”) y Codexio s.r.o. (el “Encargado”, “nosotros”) para el uso del servicio Bloomsy. Se aplica cuando, al prestar el servicio, el Encargado trata datos personales por cuenta del Responsable - en particular fotos, vídeos y los metadatos correspondientes subidos por los invitados del evento.

Para sus propios fines (cuenta, pedido, pago, facturación, funcionamiento y seguridad del servicio) el Encargado actúa como responsable independiente; ese tratamiento se rige por la Política de privacidad y no por el presente Acuerdo.

2. Objeto, duración, naturaleza y finalidad

• Objeto: tratamiento del contenido y los metadatos subidos al evento del Responsable.
• Duración: durante el evento y el periodo de conservación vinculado al plan elegido, tras el cual el contenido se elimina conforme a las condiciones del servicio; y después solo en la medida exigida por la ley.
• Naturaleza y finalidad: almacenar, organizar, generar vistas previas, poner a disposición y permitir la descarga del contenido subido, exclusivamente para prestar el servicio Bloomsy tal como lo ha configurado el Responsable.
• Tipos de datos personales: imágenes y grabaciones audiovisuales de personas; metadatos de los archivos; nombres o etiquetas indicados por quien sube el contenido, en su caso; datos técnicos (dirección IP, datos del dispositivo/navegador) necesarios para la subida.
• Categorías de interesados: invitados del evento y otras personas que aparecen en el contenido subido o son identificables a partir de él.

3. Instrucciones

El Encargado trata los datos personales únicamente siguiendo instrucciones documentadas del Responsable, inclusive con respecto a las transferencias, salvo que esté obligado a ello en virtud del Derecho de la Unión o de los Estados miembros; en tal caso, el Encargado informa al Responsable de esa exigencia legal antes del tratamiento, salvo que tal Derecho lo prohíba. Las instrucciones del Responsable se dan a través de los ajustes del servicio y del presente Acuerdo. El Encargado informa al Responsable si, en su opinión, una instrucción infringe el RGPD u otra normativa de protección de datos.

4. Confidencialidad

El Encargado garantiza que las personas autorizadas para tratar los datos personales se han comprometido a respetar la confidencialidad o están sujetas a una obligación de confidencialidad de naturaleza legal.

5. Seguridad del tratamiento

El Encargado aplica las medidas técnicas y organizativas apropiadas para garantizar un nivel de seguridad adecuado al riesgo, conforme al artículo 32 del RGPD, incluidas, según proceda: cifrado en tránsito y en reposo, control de accesos y principio de mínimo privilegio, separación del contenido de los distintos clientes, registro y supervisión, procedimientos de copia de seguridad y restauración y revisión periódica de las medidas. Puedes solicitar un resumen actualizado de las medidas en support@bloomsy.eu.

6. Subencargados

El Responsable otorga una autorización general para recurrir a subencargados. El Encargado solo recurre a subencargados que ofrezcan garantías suficientes conforme al artículo 28 del RGPD y les impone, por contrato, obligaciones de protección de datos equivalentes a las del presente Acuerdo. Los subencargados actuales son los proveedores de infraestructura, almacenamiento, correo electrónico, pagos, soporte y analítica indicados en la Política de privacidad. El Encargado informa al Responsable con una antelación razonable de cualquier incorporación o sustitución prevista de un subencargado, dándole la oportunidad de oponerse por motivos razonables de protección de datos; si la oposición no puede resolverse, el Responsable puede resolver la parte afectada del servicio.

7. Asistencia con los derechos de los interesados

Teniendo en cuenta la naturaleza del tratamiento, el Encargado asiste al Responsable, a través de medidas técnicas y organizativas apropiadas y siempre que sea posible, para que este pueda cumplir con su obligación de responder a las solicitudes de ejercicio de los derechos de los interesados establecidos en el capítulo III del RGPD. Las solicitudes que el Encargado reciba directamente de un interesado se remiten al Responsable sin dilación indebida.

8. Asistencia con otras obligaciones del Responsable

El Encargado ayuda al Responsable a garantizar el cumplimiento de las obligaciones establecidas en los artículos 32 a 36 del RGPD, teniendo en cuenta la naturaleza del tratamiento y la información a disposición del Encargado - en particular la seguridad del tratamiento, la notificación de una violación de la seguridad de los datos personales, la comunicación de la violación a los interesados, las evaluaciones de impacto relativas a la protección de datos y la consulta previa.

El Encargado notifica al Responsable, sin dilación indebida tras tener conocimiento de ella, cualquier violación de la seguridad de los datos personales que afecte a los datos del Responsable, con la información necesaria para que el Responsable cumpla sus propias obligaciones de notificación.

9. Supresión o devolución

A elección del Responsable, el Encargado suprime o devuelve al Responsable todos los datos personales una vez finalice la prestación de los servicios de tratamiento, y suprime las copias existentes, salvo que el Derecho de la Unión o de los Estados miembros exija la conservación de los datos. En el curso normal, el contenido se elimina según el periodo de conservación del plan elegido.

10. Información y auditorías

El Encargado pone a disposición del Responsable toda la información necesaria para demostrar el cumplimiento de las obligaciones del artículo 28 del RGPD y permite y contribuye a la realización de auditorías, incluidas inspecciones, por parte del Responsable o de otro auditor autorizado por él. Las auditorías se realizan con un preaviso razonable, no más de una vez al año salvo que exista una preocupación concreta de protección de datos, en horario laboral y de forma que no perturben de manera desproporcionada la actividad del Encargado ni comprometan la seguridad o la confidencialidad de los datos de otros clientes. El Encargado puede atender las solicitudes de auditoría facilitando, si existe, un informe o certificación actualizada de un tercero.

11. Transferencias internacionales

Cuando el tratamiento implique una transferencia de datos personales a un tercer país, el Encargado garantiza un mecanismo de transferencia adecuado conforme al capítulo V del RGPD (una decisión de adecuación o cláusulas contractuales tipo con medidas complementarias) y facilita al Responsable la información correspondiente cuando la solicite.

12. Obligaciones del Responsable

El Responsable es responsable de contar con una base jurídica para recopilar y poner a disposición el contenido de su evento, de informar a los invitados cuando sea necesario, de la configuración del evento (visibilidad, acceso, conservación) y del contenido que suban él y sus invitados. El Responsable no debe encargar al Encargado el tratamiento de categorías especiales de datos como actividad diferenciada; no obstante, esos datos pueden aparecer en el contenido de los invitados y el Responsable sigue siendo responsable de su tratamiento lícito.

13. Vigencia y prevalencia

El presente Acuerdo entra en vigor con su aceptación al realizar el pedido y permanece vigente mientras el Encargado trate datos personales por cuenta del Responsable. En caso de conflicto entre el presente Acuerdo y los Términos y condiciones generales en materia de protección de datos, prevalece el presente Acuerdo. Preguntas sobre este Acuerdo: support@bloomsy.eu.